Desde enero de
2011, los contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos deben
utilizar de manera obligatoria la Factura Electrónica como esquema de
comprobación fiscal; en tanto, el resto de los contribuyentes tienen la opción
de adoptarlo paulatinamente.
De acuerdo con cifras del
Servicio de Administración Tributaria (SAT), actualizadas al cierre de
febrero de 2013, arriba de 822 mil contribuyentes ya factura electrónicamente
en México, ya sea en el esquema de CFDI o CFD.
El ahorro de cerca de 40% en promedio comparado con el uso de papel
(mensajería, personal, consumibles, entre otros aspectos), el aumento de
liquidez y la optimización de procesos son algunos de los beneficios para quienes ya usan la
Factura Electrónica.
No obstante, el uso de ésta debe ser un elemento para la
innovación y toma de decisiones en una empresa. En ese sentido, los
usuarios de la Factura Electrónica deben superar la etapa de sólo emisión y
recepción de comprobantes digitales.
En México, el uso y adopción de la Factura Electrónica alcanza 95% en las Empresas Grandes; 96% de la Mediana y
95% de la Pequeña. Su adopción, principalmente, ha sido para atender una
disposición oficial; es decir, sólo emitir y recibir facturas electrónicas; no
tanto como un elemento de innovación y mejora de procesos.
Cómo aprovechar y definir a la Factura Electrónica como un elemento de
innovación en las empresas, mediante el manejo del archivo XML de este tipo de
comprobantes:
1. Gestión de XML: es importante almacenar y
validar los comprobantes recibidos para facilitar la búsqueda e identificación
de gastos e ingresos.
2. Contabilización del XML: es importante
relacionar los comprobantes recibidos con las pólizas contables para tener un
control y clasificación de datos.
3. Relacionar XML con declaraciones fiscales: al momento de pagar las facturas, es importante identificar el XML y
esto ayudará a saber la parte deducible de IETU y el IVA que debe acreditarse.
En esas acciones es importante el uso de
un software empresarial que, además de motivar la automatización del proceso de
facturación en general, también es una herramienta que ayudará a la gestión de
los archivos XML, así como a la generación de información que puede facilitar
la toma de decisiones.
Desde el 2011 la
obligatoriedad del manejo de facturas electrónicas está incluida en la Reforma Miscelánea Fiscal y los usuarios de Factura
Electrónica deben cumplir con:
a) Verificar la autenticidad de las facturas
electrónica en cuanto su estructura, el sello, cadena original, así como el
folio, serie y número de aprobación por parte del SAT.
b) Almacenar durante 5 años en medios
magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
c) Anexar los comprobantes
fiscales digitales recibidos a las pólizas contable.
Es muy
importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas,
almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica
sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas,
principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no
cumplen con los requisitos de la autoridad.
